Era Postcovid: ¿usarás Apps o seguirás usando Excel?

Una nueva forma de trabajar

Una pandemia como la que estamos viviendo trae consigo cambios inevitables. Es la capacidad de adaptación lo que ha hecho crecer a la humanidad. Muchas empresas que no creían en el teletrabajo han tenido que adoptarlo de manera forzosa y en multitud de ocasiones ha sido para bien, pero ¿Qué pasará cuando surjan efecto las vacunas? ¿seguiremos trabajando a distancia o volveremos a los sistemas tradicionales?

Muchas organizaciones están decidiendo volver a paradigmas anteriores sin atender a la productividad de sus equipos. En muchas ocasiones los trabajadores desempeñaban sus tareas de forma eficiente sin tener que acudir presencialmente a su puesto de trabajo pero ¿no se dan cuenta que esto ya no es posible?

No, no es posible. El mundo postpandemia, el mundo postcovid, no será el mismo y las empresas no podrán volver al modelo que tenían antes sin arriesgarse a perderlo todo. Pasará lo mismos con la digitalización en general de las empresas, en un mundo gobernado por las Apps, ya no podrán volver a usar Excel como herramienta para todo, y no lo podrán hacer porque las apps suponen una ventaja competitiva que deben saber ver.

Casos de COVID perdidos por Excel

Un ejemplo claro de esto es que hace unos meses el Gobierno del Reino Unido reconocía que había olvidado contar por error 15.841 positivos de COVID y, por tanto, había unas 50.000 personas que deberían haber sido informadas de su contacto con infectados que no lo fueron. ¿Por qué?

Aunque para el caso del seguimiento de la COVID-19 se desarrolló software especializado, para la parte de los datos seguían manteniendo la compatibilidad con Excel. En este caso, por una limitación en el número máximo de filas del archivo, el programa hizo que todos los casos que excedían ese número fueron desestimados.

Un error que una App especializada no hubiera cometido, pero este no es el único error achacable al uso de Excel.

Cuando Excel pudo haber destruido por completo la economía de Occidente

No es que pretenda ser sensacionalista, sino que he utilizado uno de los titulares de los periódicos de la época que informaban de otro clamoroso fallo de utilización de Excel.

A comienzos de 2010, Carmen Reinhart y Kenneth Rogoff, ambos economistas de Harvard publicaron un artículo titulado Growth in a time of debt (Crecimiento en una época de endeudamiento) donde decían identificar un umbral crítico  para la deuda pública; umbral que una vez rebasado hacía que el crecimiento económico del país cayera en picado. El umbral que detectaron era el 90%.

Ambos contaban con gran credibilidad de trabajos anteriores, así que grandes medios de comunicación empezaron a alertar de lo cerca que estaban algunas economías de ese 90%. Hasta que otras voces, empezaron a mostrar que los resultados no se reproducían, investigaron, rebuscaron la hoja Excel original y allí estaba el error, de nuevo el Excel les había conducido a una solución errónea. ¿Qué habría pasado si hubieran podido contar con una App?

No es la excepción, sino la regla

La realidad es que el abuso de la utilización de programas como Excel, que puede ser muy potente para muchas tareas pero limitado para otras, puede llevarnos a cometer errores que se pagan con una parte importante del presupuesto. Y esto, no es una excepción, pues lo vemos en muchos casos.

El 2018 el Gobierno de Costa Rica presentó un plan basado en un gran ahorro calculado a través de la reducción de las pensiones de lujo. Tras una investigación posterior se vio que la cifra estaba triplicada por error, error al manipular el Excel.

Antes en 2008 un asociado de Cleary Gottlieb Steen & Hamilton representando a Barclays Capital Inc. en un acuerdo para la compra de activos incluyó por error 179 contratos que debían ser excluidos del acuerdo. El error vino al exportar desde Excel a PDF ciertas filas ocultas en el primero. Otro error más manipulando Excel.

Adáptate a la época postcovid, usa Apps

Vivimos en una época de Apps, que por suerte o por desgracia la COVID-19 ha traído de forma abrupta a nuestras compañías. Pero de estas situaciones hay que aprender y no cometer errores como el de volver a lo que hacíamos antes y no aprovecharlo.

Trabajando con empresas de desarrollo, vemos cómo errores de este tipo se suceden constantemente por el uso intensivo del Excel, en vez de aplicaciones especializadas. Estos son errores que pueden ser evitados con Apps como Quanter.

Es una época de optimizar el coste y para ello debemos pasar de usar el costoso Excel para usar una App que nos cuantifique y reduzca el precio cuanto sea debido.

Bienvenido a la época de las Aplicaciones, acéptalas y obtén lo mejor de ellas.